Jeder Anruf und jeder Chat beantwortet, und der Termin steht schon in Ihrem Kalender
Die KI-Agenten von Tridan AI nehmen Anrufe auf Ihrer Telefonleitung und Chats auf Ihrer Website an, antworten aus Ihrem eigenen Wissen, stellen Ihre Qualifizierungsfragen und buchen den Termin in Google Calendar, während der Kunde noch am Apparat ist. Eine Bestätigung geht raus, ausgehende Kampagnen erinnern Kunden per Anruf, und alles, was eine Person braucht, geht mit dem vollständigen Transkript an Ihr Team.
- Telefon und Chat
- Ihr Kalender
- Eine Person, wann immer nötig
- Prüft freie Zeiten und bucht, verschiebt oder storniert Termine in Google CalendarHeute verfügbar
- Eine Agenten-Konfiguration für Telefonleitung und Website-ChatHeute verfügbar
- Erinnerungsanrufe über ausgehende Kampagnen aus Ihrer KontaktlisteHeute verfügbar
Das Problem
Kunden wollen sofort buchen. Ihr Empfang kann nicht immer rangehen.
Heute
Buchungsanfragen warten, bis jemand Zeit hat.
- Anrufe zu Stoßzeiten, in der Mittagspause und am Abend landen auf der Mailbox oder klingeln ins Leere, und der Anrufer versucht es bei der nächsten Nummer auf der Liste.
- Website-Besucher füllen ein Kontaktformular aus und warten auf einen Rückruf, um einen Termin zu vereinbaren.
- Mitarbeiter prüfen den Kalender von Hand, notieren alles auf Papier und übertragen die Angaben später in den Terminplan.
- Nicht wahrgenommene Termine fallen erst auf, wenn der Termin schon verloren ist.
- Fragen, die der Empfang nicht beantworten kann, enden als Nachrichten, denen niemand nachgeht.
Mit Tridan AI
Die Anfrage wird schon im ersten Gespräch beantwortet, qualifiziert und in den Kalender eingetragen.
- Der Sprachagent nimmt eingehende Anrufe auf Ihrer Nummer an, Tag und Nacht, und bearbeitet mehrere Anrufe gleichzeitig.
- Der Chat-Agent auf Ihrer Website bietet freie Zeiten an und bucht den Termin direkt im Gespräch.
- Der Agent prüft die Verfügbarkeit in Google Calendar und trägt den Termin mit den Angaben ein, die er für Sie erfassen soll.
- Ausgehende Kampagnen rufen Kunden aus Ihrer Liste an, um sie zu erinnern und den Termin zu bestätigen oder zu verschieben.
- Anrufe werden an Ihren Mitarbeiter durchgestellt und Chats landen im Übergabe-Posteingang, immer mit dem Transkript.
Ein Anruf, vom ersten Klingeln bis zum gebuchten Termin
Ein beispielhafter Anruf bei einer Praxis oder einem Dienstleister. Kein echter Kunde, keine Zahlen.
Beispielszenario
- 1
Das Telefon klingelt nach Feierabend.
Ein neuer Kunde ruft am Abend Ihre Nummer an. Der Sprachagent nimmt sofort ab, in der von Ihnen eingestellten Sprache und mit der Begrüßung, die Sie geschrieben haben.
- 2
Der Agent beantwortet die ersten Fragen.
Der Anrufer fragt, was ein erster Termin umfasst. Der Agent antwortet aus Ihrer Wissensdatenbank: Ihre Leistungen, Öffnungszeiten und die Vorbereitung, die Sie verlangen.
- 3
Er stellt Ihre Qualifizierungsfragen.
Welche Leistung benötigt wird, ob es dringend ist und welche Kontaktdaten Sie hinterlegt haben möchten. Der Agent stellt die Fragen aus Ihren Anweisungen, jedes Mal in derselben Reihenfolge.
- 4
Er prüft den Kalender.
Der Agent sieht in Ihrem Google Calendar nach freien und belegten Zeiten und bietet dem Anrufer zwei freie Termine an, die zu Ihren Buchungsregeln passen.
- 5
Der Termin ist gebucht.
Der Anrufer wählt einen aus. Der Agent legt den Termin mit den erfassten Angaben in Ihrem Kalender an, liest die Uhrzeit zur Bestätigung vor und sendet, falls aktiviert, eine Bestätigung per E-Mail oder WhatsApp-Vorlage.
- 6
Ihr Team hat alle Informationen.
Der Anruf wird mit Transkript und KI-Zusammenfassung in den Anrufdetails gespeichert. Ein Webhook nach dem Anruf kann das Ergebnis in Ihr CRM übertragen, und eine Zusammenfassung per E-Mail kann an Ihr Team gehen.
Ein Website-Chat, von der Frage bis zum verschobenen Termin
Ein beispielhafter Chat auf Ihrer Website. Es gelten dieselben Agentenregeln wie am Telefon.
Beispielszenario
- 1
Ein Besucher öffnet den Chat.
Das Formular vor dem Chat erfasst Namen und Kontaktdaten, die Sie verlangen, bevor das Gespräch beginnt.
- 2
Er möchte einen Termin verschieben.
Der Besucher tippt oder tippt auf das Mikrofon und sagt, dass er am Donnerstag nicht kann. Der Agent findet den bestehenden Termin in Ihrem Kalender.
- 3
Neue Zeiten werden angeboten.
Der Agent prüft die Verfügbarkeit und schlägt freie Zeiten vor. Der Besucher wählt eine aus, und der Agent aktualisiert den Termin.
- 4
Eine Frage, die er nicht beantworten soll.
Der Besucher fragt etwas, das Ihre Anweisungen den Mitarbeitern vorbehalten. Der Agent sagt das offen und fordert einen Mitarbeiter an, und das Gespräch wandert mit dem vollständigen Transkript in den Übergabe-Posteingang.
- 5
Ihr Team übernimmt.
Ein Mitarbeiter übernimmt das Gespräch im Dashboard und antwortet im selben Chat, sodass der Besucher nichts wiederholen muss.
Wie eine Buchung durch Tridan AI läuft
- Kanäle
- Telefonleitung: eingehende Anrufe über Twilio oder SIP, Echtzeit-Audio über LiveKit
- Website-Chat-Widget, per Text oder Sprache
- WhatsApp-Nachrichten über Ihr WhatsApp-Business-Konto
- KI-Agent
- Antwortet aus Ihrer Wissensdatenbank
- Ihre Qualifizierungsfragen und Buchungsregeln, in einfacher Sprache
- Formular vor dem Chat und Lead-Erfassung auf der Website
- Kalender und Aktionen
- Google Calendar: Verfügbarkeit prüfen, buchen, verschieben, stornieren
- Bestätigung per E-Mail (SMTP, Gmail, Outlook) oder WhatsApp-Vorlage
- Andere Kalender oder Buchungssoftware über individuelle API-Tools(In Ihrem Pilot gebaut)
- Erinnerungen
- Erinnerungsanrufe über ausgehende Kampagnen aus einer Kontaktliste
- Google-Calendar-Erinnerungen für Ihre Mitarbeiter (E-Mail oder Pop-up)
- Erinnerung, die automatisch durch jede neue Buchung ausgelöst wird(In Ihrem Pilot gebaut)
- Ihr Team
- Anrufweiterleitung an Ihren Mitarbeiter, Übergabe-Posteingang für Chats
- Transkript und KI-Zusammenfassung jedes Anrufs
- Webhook nach dem Anruf an Ihr CRM und Zusammenfassung per E-Mail
Was heute funktioniert und was wir für Sie einrichten
- FunktionStatus
- Sprachagent, der eingehende Anrufe auf Ihrer Nummer annimmtLäuft auf LiveKit mit Twilio oder einem SIP-Trunk. Sie können Ihre bestehende Nummer behalten.Heute verfügbar
- Chat-Agent auf Ihrer Website, per Text oder SpracheEin Einbettungs-Snippet, mit Formular vor dem Chat und Lead-Erfassung.Heute verfügbar
- Qualifizierungsfragen und BuchungsregelnAls Anweisungen in einfacher Sprache geschrieben, gleich für Telefon und Chat.Heute verfügbar
- Buchung in Google Calendar: Verfügbarkeitsprüfung, neuer Termin, Verschieben, StornierenGoogle Calendar ist der Kalender, der heute unterstützt wird.Heute verfügbar
- Bestätigung an den Kunden per E-Mail oder WhatsAppÜber Ihr SMTP-, Gmail- oder Outlook-Konto oder freigegebene Vorlagen auf Ihrer WhatsApp-Business-Nummer.Heute verfügbar
- Erinnerungsanrufe an KundenAusgehende Kampagnen rufen eine Kontaktliste an, innerhalb der Anrufzeiten, Wiederholungsversuche und Zeitzone, die Sie festlegen.Heute verfügbar
- Übergabe an eine PersonAnrufe werden an die Nummer Ihres Mitarbeiters durchgestellt, Chats gehen mit dem Transkript in den Übergabe-Posteingang.Heute verfügbar
- Anrufprotokolle, Zusammenfassungen und Übergabe ans CRMTranskript und KI-Zusammenfassung pro Anruf, ein Webhook nach dem Anruf an Ihr CRM und optional eine Zusammenfassung per E-Mail.Heute verfügbar
- Outlook- oder Microsoft-365-Kalender, Praxisverwaltungssoftware oder andere BuchungssoftwareAngebunden über individuelle API-Tools, die unsere Engineers für Ihr System konfigurieren.In Ihrem Pilot gebaut
- Automatische Erinnerung bei jeder neuen BuchungDie Verknüpfung zwischen neuen Kalenderterminen und der Erinnerungskampagne bauen wir gemeinsam mit Ihnen.In Ihrem Pilot gebaut
- SMS-ErinnerungenHeute nicht angeboten. Erinnerungen laufen als Anruf, per E-Mail oder WhatsApp.Nicht angeboten
So starten wir gemeinsam
Wir konfigurieren den ersten Agenten gemeinsam mit Ihnen, auf Ihrer Nummer, Ihrer Website und Ihrem Kalender, und testen ihn mit internen Anrufen und Chats, bevor echte Kunden ihn erreichen.
Was wir mit Ihnen einrichten
- Einen Sprachagenten auf Ihrer Telefonnummer, über Twilio oder Ihren SIP-Trunk
- Den Chat-Agenten eingebettet auf Ihrer Website, mit dem Formular vor dem Chat, das Sie brauchen
- Ihre Wissensdatenbank: Leistungen, Öffnungszeiten, Hinweise zur Vorbereitung und häufige Fragen
- Ihre Qualifizierungsfragen und Buchungsregeln, in den Anweisungen des Agenten hinterlegt
- Google Calendar angebunden, mit Verfügbarkeitsprüfung, Buchung, Verschieben und Stornieren
- Bestätigung per E-Mail oder WhatsApp und eine erste Erinnerungskampagne aus Ihrer Kontaktliste
- Weiterleitungsregeln an Ihren Mitarbeiter und den Übergabe-Posteingang für Ihr Team
- Eine Durchsicht der ersten echten Gespräche mit Ihrem Team und Anpassungen der Anweisungen
Worauf wir gemeinsam schauen (keine vorab versprochenen Zahlen, die Ziele vereinbaren wir mit Ihnen)
- Beantwortete Anfragen
- wie viele Anrufe und Chats eine echte Antwort bekommen statt Mailbox oder unbeantwortetem Formular
- Gebuchte Termine
- wie viele Gespräche mit einem Termin im Kalender enden
- Korrekte Übergaben
- ob der Agent die Gespräche übergibt, die Ihre Regeln Menschen vorbehalten, und nur diese
- Ergebnisse der Erinnerungen
- wie viele erinnerte Kunden rechtzeitig bestätigen, verschieben oder absagen
- Feedback des Teams
- ob Ihre Mitarbeiter die Transkripte und Zusammenfassungen vollständig genug finden, um danach zu handeln
Ihr Kalender, Ihre Regeln, Ihre Daten
Nur die Aktionen, die Sie freigeben
Jeder Agent erhält nur die Tools, die Sie aktivieren, etwa Kalenderbuchung oder Bestätigungen per E-Mail, und jede Aktion ist im Gesprächsprotokoll sichtbar.
Kalenderzugriff, den Sie widerrufen können
Google Calendar wird über OAuth aus Ihrem Dashboard verbunden und kann jederzeit getrennt werden.
Menschen behalten die Kontrolle
Weiterleitungsregeln legen fest, wann ein Anruf an Ihren Mitarbeiter oder ein Chat in den Übergabe-Posteingang geht, und das Transkript geht mit.
Self-Hosted-Option
Die komplette Plattform, einschließlich LiveKit- und SIP-Telefonie-Stack, kann in Ihrer VPC oder On-Prem laufen, sodass Aufzeichnungen und Transkripte in Ihrer Infrastruktur bleiben.
Häufige Fragen zur KI-Terminbuchung
In welche Kalender kann der Agent buchen?
Heute wird Google Calendar unterstützt. Der Agent prüft freie und belegte Zeiten, legt den Termin an und kann ihn verschieben oder stornieren. Outlook- oder Microsoft-365-Kalender, Praxisverwaltungssysteme und andere Buchungssoftware lassen sich über individuelle API-Tools anbinden, die unsere Engineers für Sie konfigurieren.
Kann derselbe Agent per Telefon und auf der Website buchen?
Ja. Ein Agenten-Setup deckt das KI-Callcenter auf Ihrer Telefonleitung und das Chat-Widget auf Ihrer Website ab, mit derselben Wissensbasis, denselben Qualifizierungsfragen und denselben Buchungsregeln. WhatsApp-Bestätigungen und Erinnerungen lassen sich über Ihr WhatsApp-Business-Konto ergänzen.
KI-CallcenterWie funktionieren Erinnerungen?
Erinnerungsanrufe laufen als ausgehende Kampagnen: Der Sprachagent ruft die Kunden auf Ihrer Kontaktliste innerhalb der von Ihnen festgelegten Anrufzeiten an und kann den Termin bestätigen oder verschieben. Kunden können bei der Buchung außerdem eine Bestätigung per E-Mail oder WhatsApp erhalten, und Google-Calendar-Erinnerungen halten Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden. SMS-Erinnerungen werden heute nicht angeboten.
Was passiert, wenn der Agent nicht weiterhelfen kann?
Er sagt das offen und übergibt gemäß Ihren Regeln. Am Telefon kündigt er die Weiterleitung an und stellt den Anruf zu Ihrem Mitarbeiter durch. Im Chat geht das Gespräch in den Übergabe-Posteingang. In beiden Fällen sieht Ihr Team das vollständige Transkript, sodass der Kunde nichts wiederholen muss.
Bucht der Agent Termine doppelt?
Der Agent prüft freie und belegte Zeiten in Ihrem Kalender, bevor er einen Termin anbietet, und bucht nur freie Zeiten. Die Buchungsregeln, etwa wie lange welche Leistung dauert oder welche Zeiten offen sind, legen Sie in seinen Anweisungen fest.
Wie können wir es ausprobieren?
Buchen Sie eine Demo. Wir gehen durch, wie Buchungsanfragen Sie heute erreichen, zeigen den Agenten bei einem Anruf und einem Chat in Ihrem Szenario und sagen Ihnen ehrlich, was passt und was nicht. Wenn Sie einen bestimmten Kalender oder ein bestimmtes Buchungssystem im Blick haben, sprechen Sie mit einem Engineer.
Sehen Sie, wie der Agent einen echten Termin bucht
Keine Folien. Eine Live-Demo für Ihren Anwendungsfall.
Bringen Sie Ihre Leistungen und Öffnungszeiten mit. Wir zeigen Ihnen, wie der Agent einen Anruf und einen Chat beantwortet, Ihren Kalender prüft und den Termin bucht.