KI-Mandatsaufnahme für Kanzleien. Nichts geht ohne Freigabe raus.
Jede Anfrage im Kanzleipostfach gelesen, sortiert und auf einer Seite zusammengefasst, Tatsachen getrennt von Angaben, Fristen markiert und erste Antworten als Entwurf zur Freigabe durch einen Menschen. Diese Seite zeigt, wie wir das für eine Kanzlei für Migrationsrecht in Deutschland konzipiert haben.
Fallzusammenfassung: Familiennachzug, Visum abgelehnt
- DokumentVisum abgelehnt, Bescheid vom 3. März
- Angabe des MandantenEhepartner lebt seit drei Jahren in Deutschland
- Behörde, wiedergegebenBotschaft nannte ein fehlendes Sprachzertifikat
Fehlende Unterlagen
Ablehnungsbescheid, Seite 2; Heiratsurkunde
Was ist eine KI-Mandatsaufnahme?
Eine KI-Mandatsaufnahme ist ein System, das jede eingehende Anfrage einer Kanzlei liest, je Angelegenheit eine Akte anlegt, jede Tatsache mit ihrer Quelle erfasst, gesetzliche Fristen markiert und eine einseitige Zusammenfassung sowie einen Antwortentwurf vorbereitet. Anwälte und Mitarbeiter entscheiden; das System bereitet vor und versendet oder lehnt nie selbstständig ab.
Zu den KI-Agenten für KanzleienWas sollten wir für eine Kanzlei für Migrationsrecht in Deutschland konzipieren?
Ein System für das Anfragepostfach der Kanzlei: jede E-Mail samt Anhängen lesen, Belegtes von den Angaben des Mandanten trennen, Fristen erkennen, Anfragen nach den eigenen Regeln der Kanzlei sortieren und die erste Antwort sowie ein Kurzgutachten zur Freigabe entwerfen. Wir haben das vollständige Konzept mit jedem Schritt, jeder Ansicht und jedem Abnahmekriterium als Projektgrundlage ausgearbeitet. Es ist ein Konzept, noch kein System im Produktivbetrieb.
Visumablehnung mit Rechtsbehelfsfrist
Einbürgerung, mit oder ohne laufendes Verfahren
Blaue Karte EU mit festem Arbeitsbeginn
Familiennachzug
Niederlassungserlaubnis
Anfragen außerhalb der Rechtsgebiete der Kanzlei, nur zusammengefasst
Fallarten aus den eigenen Beispielen der Kanzlei. Namen der Kanzlei, ihrer Anwälte und ihrer Mandanten werden nicht veröffentlicht.
Wie durchläuft eine Anfrage das System?
In fünf Teilen mit festen, nummerierten Schritten. Die Teile 1 bis 3 führen eine Anfrage vom Postfach bis zur freigegebenen ersten Antwort und zum Kurzgutachten; die Teile 4 und 5 bringen das Mandat in die Kanzleisoftware und das erste Schreiben an die Behörde.
Eine neue Anfrage geht ein
Eine Akte je Angelegenheit. E-Mail und Anhänge gelesen, Dokumente benannt, Tatsachen mit ihrer Quelle gespeichert, Dringlichkeit doppelt geprüft und die Anfrage nach den Regeln der Kanzlei einsortiert.
Erste Antwort, von Mitarbeitern freigegeben
Eine einseitige Zusammenfassung für jede Akte. Für die häufigsten Fallarten ein Antwortentwurf mit Unterlagenliste, Rückfragen und dem Angebot aus der Tabelle der Kanzlei.
Zahlung und Kurzgutachten
Jede neue E-Mail wird ihrer Akte zugeordnet oder zur Klärung zurückgestellt. Sobald ein Mensch "bezahlt" markiert, wird ein Kurzgutachten mit gekennzeichneten Lücken entworfen, das der Anwalt freigibt.
Mandat und Übergabe
Kollisionsprüfung als Namenssuche, die der Anwalt bestätigt, Rollen und Stammdaten, Vollmacht und Vergütungsvereinbarung aus Vorlagen, dann die Akte in der Kanzleisoftware angelegt.
Schreiben an die Behörde
Vertretungsanzeige aus Vorlagen, vom Anwalt freigegeben, eine Wiedervorlage, und die Antwort der Behörde auf Widersprüche und Fristen geprüft.
- Mandatsinteressentschreibt die Kanzlei an
- AnfragepostfachMicrosoft 365
- KI-Systemliest, sortiert, fasst zusammen, entwirft
- Mitarbeiter und Anwaltgeben frei oder zurück
- KanzleiakteMandat in der Kanzleisoftware
Wie trennt das System Tatsachen von den Angaben des Mandanten?
Jede Aussage wird mit ihrer Quelle und einer der Kategorien der Kanzlei gespeichert, und die Kategorien werden nie vermischt. Die eigene Einschätzung des Anwalts wird gesondert geführt und nie als Tatsache erfasst.
- Belegte Tatsache, aus einem Dokument
- Angabe des Mandanten
- Wiedergegebene Aussage einer Behörde oder eines Dritten
- Vermutung oder Befürchtung des Mandanten
- Ungeklärte Behauptung
Quelle: erste E-Mail des Mandanten, Zeile 4
Wir haben das Visum im Juni beantragt.
Ich glaube, die Botschaft hat mein Sprachzertifikat nicht erhalten.
Der Ablehnungsbescheid ist beigefügt.
Wer gibt was frei, bevor es die Kanzlei verlässt?
Die Kanzlei legt die Regeln fest, und das System setzt sie technisch durch. Entwürfe warten auf einer Freigabeseite, bis ein Mensch entscheidet.
- Nichts verlässt die Kanzlei ohne Freigabe durch einen Menschen, und jede Freigabe wird mit Version und Zeitpunkt protokolliert.
- Mitarbeiter geben die erste Antwort frei; der Anwalt gibt Gutachten und jedes Schreiben an eine Behörde oder ein Gericht frei.
- Das System lehnt keine Anfrage selbstständig ab; ein Absageschreiben ist eine Vorlage, die ein Mensch freigibt.
- Leistungen, Preise und Honorare stammen ausschließlich aus der kanzleieigenen Tabelle, nie von der KI.
- Eine Akte mit gesetzlicher Frist oder ablehnendem Bescheid wird rot markiert und zuerst von einem Menschen gesichtet.
Freigabe: erste Antwort, Version 2
Protokolliert: wer welche Version wann freigegeben hat. Die Antwort versendet ein Mensch aus Outlook.
Wie wird das System getestet, bevor es echte Anfragen bearbeitet?
Anhand der eigenen Fälle der Kanzlei, mit Zielwerten, die vor Arbeitsbeginn vereinbart werden. Dieselben Testfälle laufen vor jeder Inbetriebnahme und jeder Änderung an Regeln oder Modell erneut.
Wischen Sie zur Seite, um die ganze Tabelle zu sehen
| Kriterium | Zielwert | Gemessen an |
|---|---|---|
| Kategorie wie vom Anwalt vergeben | über 80 % | von der Kanzlei eingeordnete Fälle |
| Rückfragen wie von der Kanzlei gestellt | über 80 % | frühere Antworten der Kanzlei |
| Entwürfe mit geringen Änderungen verwendbar | über 80 % | 20 bis 30 vom Anwalt bewertete Entwürfe |
| Echtbetrieb | zwei Wochen ohne kritischen Fehler | echte Anfragen im Postfach |
Ein Entwurf gilt nur dann als mit geringen Änderungen verwendbar, wenn keine rechtliche Korrektur nötig war, wie kurz die Änderung auch ist.
Kritische Fehler: schon einer verhindert die Abnahme
- Eine versäumte gesetzliche Frist
- Eine Nachricht oder ein Dokument in der falschen Akte
- Eine erfundene, entscheidungserhebliche Tatsache
- Ein falscher Preis oder eine erfundene Leistung
- Eine Akte, die ohne die erforderliche Entscheidung des Anwalts weiterläuft
Was kommt zuerst, und was später?
Jeder Meilenstein ist ein eigenes Projekt mit eigener Abnahme, sodass die Kanzlei Ergebnisse sieht, bevor sie sich für den nächsten entscheidet.
Meilenstein 1: Aufnahme und erste Antwort
Wochen 1 bis 5 mit anonymisierten Altfällen der Kanzlei, dann Wochen 6 und 7 am laufenden Anfragepostfach: Akten, Zusammenfassungen, erste Antworten und Kurzgutachten mit Freigabe.
Meilenstein 2: Mandat und Behörde
Kollisionsprüfung, Rollen, Vollmacht und Vergütungsvereinbarung, die Akte in der Kanzleisoftware, das erste Schreiben an die Behörde und der Wartestatus mit Wiedervorlage.
Spätere Ausbaustufen
Inhaltliche Schriftsätze, automatische Bearbeitung, gerichtliche Verfahren, weitere Rechtsgebiete und die Nutzung durch andere Kanzleien, jeweils gesondert geplant und vereinbart, wenn die Kanzlei so weit ist.
Wie werden Mandantendaten geschützt?
Das Konzept behandelt Mandantendaten ab der ersten E-Mail als vertraulich und vom Berufsgeheimnis geschützt. Dies sind die darin festgelegten Maßnahmen; sie beschreiben Vorgehensweisen, keine Zertifizierungen.
Server in Deutschland und ein KI-Anbieter aus der EU mit Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO)
Namen, E-Mail-Adressen und Geburtsdaten werden vor jedem Aufruf eines KI-Modells durch Platzhalter ersetzt
Jeder Dienstleister mit Zugriff auf Mandantendaten schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 43e BRAO)
Zugriff nur auf das Anfragepostfach, mit Lese- und Entwurfsrechten und ohne Senderecht
Anmeldung mit den Microsoft 365-Konten der Kanzlei; Rollen vergibt die Kanzlei
Protokoll jedes KI-Aufrufs und jeder Freigabe; alle Konten auf den Namen der Kanzlei
Häufige Fragen von Kanzleien
Versendet die KI selbstständig E-Mails an Mandanten?
Nein. Im LegalOS-Konzept bereitet die KI-Mandatsaufnahme nur vor: Sie liest, sortiert, fasst zusammen und entwirft. Jede Antwort, jedes Gutachten und jedes Schreiben wartet auf einer Freigabeseite, bis ein Mitarbeiter oder der Anwalt es freigibt, und die Antwort versendet ein Mensch aus Outlook. Der Zugriff auf das Postfach umfasst nur Lese- und Entwurfsrechte, kein Senderecht.
Kann das System eine Anfrage automatisch ablehnen?
Nein. Die KI-Mandatsaufnahme sortiert Anfragen nach den eigenen Regeln der Kanzlei, einschließlich einer Kategorie für wirtschaftlich nicht lohnende Mandate, lehnt aber nie selbstständig etwas ab. Eine Absage ist ein kurzes Schreiben aus der Vorlage der Kanzlei, ohne rechtliche Bewertung, das ein Mensch freigibt, bevor die Akte geschlossen wird. Die Entscheidung über eine Absage bleibt damit immer bei der Kanzlei.
Wie werden Mandantendaten nach DSGVO und Berufsgeheimnis geschützt?
Das LegalOS-Konzept sieht einen Server in Deutschland und einen KI-Anbieter aus der EU mit Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) vor. Namen, E-Mail-Adressen und Geburtsdaten werden vor jedem KI-Aufruf durch Platzhalter ersetzt, jeder Dienstleister mit Zugriff ist schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 43e BRAO), und jeder KI-Aufruf sowie jede Freigabe wird protokolliert. So bleiben Mandantendaten von der ersten E-Mail an geschützt.
Funktioniert das mit unserer bestehenden Software?
Das LegalOS-Konzept bindet das Anfragepostfach und die Anmeldung über Microsoft 365 der Kanzlei an und übergibt jedes Mandat über deren Schnittstelle an die Kanzleisoftware: Adressen, die Akte, Dokumente mit Metadaten und gesetzliche Fristen. Ab dann führt die Kanzleisoftware die Akte. Die Anbindung an Ihre Software wird in der Analyse konkret geplant.
Ist das nur für das Migrationsrecht gedacht?
Nein. Das LegalOS-Konzept wurde für eine Kanzlei für Migrationsrecht in Deutschland erstellt, der Ansatz passt aber zu jeder Kanzlei, die viele ähnliche Anfragen erhält: Aufnahme, Tatsachen mit Quellen, Fristen, Zusammenfassungen und Entwürfe mit Freigabe. Das Rechtsgebiet ist Konfiguration, und jedes neue Rechtsgebiet erhält eigene Kategorien, Vorlagen und Testfälle, bevor es in Betrieb geht.
Was kostet eine KI-Mandatsaufnahme?
Die KI-Mandatsaufnahme wird auf Anfrage und je Phase bepreist, weil der Umfang von Ihrem Anfragevolumen, Ihren Fallarten, Ihrer Software und den benötigten Meilensteinen abhängt. Am Anfang steht eine Analyse Ihrer Mandatsaufnahme und Freigaben, gefolgt von einem Angebot mit festem Umfang und Abnahmekriterien für jeden Meilenstein, bevor die Arbeit beginnt. So wissen Sie vorab, was jede Phase kostet.
Zuletzt aktualisiert · Geprüft von Nemanja Milivojevic, Gründer
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Wir erfassen Ihre Mandatsaufnahme, Ihre Regeln und Ihre Freigaben und senden Ihnen dann ein Angebot in Phasen. Preise auf Anfrage, je Phase.